業務が忙しすぎる！
スタッフと連携をネット上で取りたい！
外に出ているスタッフと連携したい！
業務が忙しくなればなるほど、やる事が多くなればなるほど、どんどん余裕がなくなってきます。余裕がなくなると、カスタマーサービス(CS)もおろそかになり、何かの事故につながったりしますね。
業務管理システムって高額なんじゃないの？毎月すごく高い料金を払わないといけないんじゃないの？この前営業に来た人なんか、数十万で導入できます等言っていた。正直そんなコストは避けない。
エクセルや手書きやメールで、業務を支持したりしていませんか？
ネット上に無料で、スタッフ同士あるいは経営者がいつでも情報を共有する事ができる場所を持つ事ができます。
はい、無料です。300人までならその場所に入る事ができ、パソコンやスマートフォン、ガラケー(フューチャーフォン)などで、自由にアクセスできます。
事務所内で、書き込んだ内容が、出張中のスタッフに伝わり、サービスの改善に役立つ。
情報の伝達を円滑にする事で、スタッフの作業時間も短縮され、パフォーマンスの向上につながります。情報が錯綜すると無駄なコストもかかってきます。
数年前まで、高額だったシステムが今は無料。なぜ無料なのか？それは、多くの人が使えば使うほど、有料オプションという物が存在し、システム代金をペイできるからです。
サイボウズliveとは？
会社に勤務した事がある方でしたら、一度は触れた事があるかもしれません。Lotus Notesというソフトも有名ですが、サイボウズはさらに有名ではないでしょうか？日本で一番導入されている社内のグループウェアと言われています。サイボウズには、大きく分けて２つの種類が用意されています。従業員一人のアカウントに対して500円の月額課金の有料版と、SNSのような機能を備え、カレンダー/スケジューラー/ToDoリスト/掲示板/ファイル共有の機能が使える無料版です。
以前までは、有料版しかありませんでしたが、現在は無料版が運営されています。
サイボウズliveの基本機能
機能の詳細はこちらをご覧ください。
機能詳細 | チャットもグループウェアも無料で使えるサイボウズLive
アカウント一つでファイル共有からカレンダー機能まで
アカウント登録で、プロフィールを書き込む事ができるようになります。そのアカウントに複数のグループをひもづける事ができるスタイルです。
事業別や部署別、役割別などで、グループを作り、そのグループに属している事で情報の共有が出来るシステムです。
グループごとに300人/1GBまで無料で使える
上記のグループに対して制限があります。一つのグループに対して300人まで同時に使えます。グループが10になれば、3000人になります。
また、一つのグループで1GBまで使えます。10個のグループで10GBの利用が可能です。大きな動画ファイルや写真がアップロードし続けない限り、この上限に達する事はないと思います。これ以上利用したい場合は、有料版を検討しましょう。
パソコン、ガラケーでもスマホからでも利用できす
スマートフォンの利用が非常に多くなってきました。スマートフォンを使う事で、外出しているスタッフとの連携が非常に円滑になります。
「あの情報なんだったけ？」そんな時にスマートフォンを取り出し、いつでも最新の情報を閲覧できる。経営者や事業主に支持を電話やメール、Lineなどであおがなくても行動する事ができます。つまり、自主的な行動をより円滑に促す事ができるということです。
スマートフォンには専用アプリが用意されているので、使い勝手は非常に良いと思います。
複数のクライアントがいる場合の使い方
スタッフや従業員の連携を強化する機能が強い事を上記に記載しましたが、少し違った使い方が可能だと思っています。
全ページSSLで保護されているページなので、機密性は高いと考えます。ビジネス利用を目的としているので情報に関しては比較的安心です。この特性を利用します。
対応をしているのは、メールでしょうか？
複数の業者と提携している場合、どのような注文があるのか？悩みは何なのか？をサイボウズliveでグループ毎に共有してまとめる事ができます。
グループ毎をクライアント毎に変更させ、グループをお客様の名前あるいは、お客様が運営しているサービス名に変更してみたらどうでしょうか？
このグループ内で、制作の打ち合わせや注文の打ち合わせなどをする事が可能になります。
メールや電話で頻繁にやり取りを行なっている場合、このような機能が非常に役に立ちます。
言った言わないなどの、情報の食い違いが起こらず、納期やイベントなどの情報も共有する事ができるので、非常に効率が良いと感じます。
このような使い方をすれば、打ち合わせの時間の短縮につながり、円滑に顧客要望に対応する事が可能です。
ただし、情報管理をきちんと行ないたい場合は、有料版のサービスに契約し、きちんとした状態で情報の管理をする事をおすすめします。
まとめ
今後さらに、メールや電話を使わない業務の情報伝達の新しい価値が確立されようとしています。一対一の情報伝達スピードでは、スピーディーな対応が行なえず、時代の流れに取り残されてしまう可能性も上がります。もちろん顧客対応は、一人一人御用聞きをして行なう事は前提です。その御用聞きの時間を出来るだけ多く取り、顧客満足度を上げるために、スタッフ間での情報をより円滑にする事が必要になってくるのではないでしょうか？
スタッフに情報がきちんと伝わらなかったのは、一度や二度ではないかもしれません。どのミスリードをなくす事で、業務を最適化し、一番大切な業務に時間を割く事ができるのではないでしょうか？
Amazonで購入したおすすめ商品
お疲れ様です。パソコン仕事は体を痛めます。長時間のパソコン仕事で、肩や目が痛い方はこちらがおすすめです。
快適な環境で仕事をしたいですね。
肩が上がらない。姿勢が悪くなる。
腕を広げてタイピングできるので、肩への負担が軽減されます。
目の奥が痛い！時に。
画面の色を損なうことなく、パソコンを長時間見るときに役立ちます。
見た目はエッジが効いている？ので、集中モードの時に。
ネットが遅くて困る！接続数足りてる？
パソコン・スマホ・タブレットを８０台まで接続できてこの値段。
